¿Cómo planear tu presupuesto para 2019?

“Detrás de cada logro grande o pequeño, siempre existe un plan”.

Noviembre es la recta final del año y, por ello, la importancia de comentar sobre la forma de hacer presupuestos para el siguiente año que está por comenzar. En diciembre 2018 tendremos un cambio de gobierno en México y desde mi punto de vista lo espero con gran entusiasmo, ya que el campo, como lo ha sido hasta ahora, seguirá siendo uno de los motores de crecimiento de nuestro país.

Lo que hagamos todos los que estamos involucrados en la agricultura siempre sumaremos positivamente como lo hemos hecho hasta ahora: las cifras de INEGI, Banco de México y SAGARPA son contundentes al mostrarnos que nuestro sector sigue creciendo a un nivel muy superior al de la economía del país, que se traduce en mayor generación de empleos y, sobre todo, mayores ingresos a las familias.

Es de resaltar que el 51% de los apoyos dados por SAGARPA al sector fueron para pequeños productores (Fuente: SAGARPA, Oct/2018). Otra forma adicional de contribuir es otorgando capacitación y proporcionando información de valor que sirvan como herramientas para tomar mejores decisiones y así impulsar ese crecimiento que tanto comentamos.

Enfocándonos en establecer una pequeña guía para elaborar un presupuesto, en caso de que nunca hayamos hecho uno, me remonto a la historia de la humanidad hace aproximadamente 10,000 años cuando descubrimos la agricultura. La consecuencia fue volvernos sedentarios, estableciéndonos en lugares fijos y desarrollando civilizaciones en todos los continentes; tiempo después, y como consecuencia de los excedentes agrícolas, inventamos la escritura para llevar un control de las cosechas, desde aquellos tiempos hemos presupuestado cada ciclo agrícola.

Al inicio de cada siembra tenemos que tomar decisiones y estimaciones de cosecha, haciendo un recuento de nuestros recursos; sin embargo, siempre existe la presencia de eventos desafortunados ajenos a nosotros, como huracanes, heladas, trombas o la aparición de plagas y enfermedades, entre muchas otras, que nos pueden ocasionar pérdidas no previstas, obligándonos a volver a empezar con otro ciclo anticipadamente para recuperar lo perdido; lo que hará cambiar nuestras estimaciones.

Una herramienta de valor para poder tener estimaciones y hacer previsiones que minimicen los posibles riesgos es realizar un presupuesto.

Para escribir el presente artículo apliqué una pequeña encuesta entre los productores que conozco y el resultado fue asombroso, ya que solamente el 20% de las personas que entrevisté realizan un presupuesto anual. El otro 80% de personas encuestadas que no realizan ningún presupuesto comentó que no tienen la costumbre de hacerlo porque no lo consideran importante, aunque admitieron que debería serlo.

Es muy importante hacer presupuestos anuales porque establecemos objetivos claros por alcanzar y que debemos de cumplir y no se requiere ser experto en contabilidad y finanzas para hacerlos con base en los recursos que tenemos y no solamente al dinero que vamos a necesitar, por lo cual podemos empezar con una pequeña y sencilla guía descrita a continuación.

Pasos para realizar un presupuesto

  1. Establecer un objetivo para nuestro presupuesto.
  2. Proponer los resultados esperados al realizarlo.
  3. Recursos con que contaremos.
  4. Manejo y administración de todos nuestros recursos.
  5. Calendario de seguimiento de cumplimiento del presupuesto.
  6. Revisión de desviaciones y/o correcciones.
  7. Revisión final para un nuevo presupuesto del siguiente periodo a planear.

Detallando el significado de los pasos a seguir tenemos lo siguiente:

1.- Objetivo:
Es lo que deseamos que suceda para conseguir varias cosas como:
a) Tener una mejor organización que nos lleve a manejar de la mejor forma nuestros recursos.
b) Utilizar los recursos adecuadamente para poder obtener el mayor beneficio en forma eficiente y sin tener desperdicios.
c) Consolidarnos y que nuestro negocio crezca.
d) Otros motivos de interés para nuestras actividades que sirvan para llevarlas a cabo.

2.- Resultados esperados
a) Tener una agenda de los compromisos que tenemos que cubrir con un calendario establecido.
b) Conocer las utilidades y rendimientos que podemos obtener en el futuro.
c) Hacer las previsiones necesarias que nos hagan falta y mucho antes de que se presenten.            d) Generar más valor a mis actividades y planes de acción a seguir.
e) Otros que podamos estimar.

3.- Recursos con que contaremos
Existen diferentes tipos de recursos adicionales a los monetarios y los describimos a continuación:

a) El tiempo. En mi opinión, debe ser nuestro recurso más valioso, y en forma diaria lo debemos de administrar. Es totalmente limitado y lo que podemos hacer es optimizarlo con un presupuesto de actividades a través de una agenda diaria, semanal, mensual y anual.
b) La salud. El segundo gran recurso, con un equipo de trabajo saludable podemos avanzar al ritmo que nos exijan nuestras actividades y bajo cualquier circunstancia, cuidemos los horarios de labores, los hábitos de higiene, del buen ser, de una vida sana, ordenada y sin sobresaltos. Debe ser prioritario presupuestar siempre conservar la salud.                                                                      c) El dinero. Para muchos es el más significativo, en mi opinión es importante, ya que en eso se basan las actividades que realizamos para generar la riqueza para la sociedad en la que nos desarrollamos. Debemos hacer una lista de los egresos fijos que tenemos que hacer (pago de nómina, compra de insumos, etc.) y los posibles ingresos que obtengamos de las ventas, así como las reservas que tenemos que hacer para posibles inconvenientes que se presenten.
d) Las personas. Otro recurso fundamental es nuestro equipo de trabajo, estimar dentro de nuestro presupuesto sus actividades, así como el oportuno y su puntual pago, es una de las mejores maneras de conservarlo.
e) Nuestros activos. Cuidar y dar mantenimiento adecuado a nuestros activos nos permitirá su correcto funcionamiento para la generación y producción adecuada, lo que le damos a nuestro campo es lo que también éste nos regresará.

En general estos son los recursos que debemos considerar para hacer un presupuesto.

4.- Manejo y administración de nuestros recursos
Después de haber hecho un inventario de nuestros recursos es indispensable tener una agenda para administrarlos, por ejemplo:

a) Establecer las tareas a realizar a partir del primero de enero y durante todo el año (objetivo y resultados esperados).
b) Cuántas personas necesitaremos para cada actividad y cuánto tenemos que desembolsar cada semana (personas, activos, salud).
c) Qué insumos y materiales debemos necesitar (activos y dinero).
d) Durante cuántos días, semanas y meses tendremos que hacerle frente a los compromisos establecidos antes de la cosecha (agenda y dinero).
e) Revisar nuestro flujo de dinero para saber de cuánto disponemos y si será suficiente para poder cubrir en el tiempo antes de cosechar todos los desembolsos (dinero).
f) Por último, revisar si con la cosecha estimada y el flujo de ventas esperado será posible recuperar las inversiones realizadas (dinero).

5.- Calendario y seguimiento de cumplimiento
Terminada nuestra estimación del presupuesto, debemos de darle seguimiento continuo. Si eres de los que tienen múltiples actividades, te recomiendo que lleves una revisión diaria y semanal para poder reaccionar inmediatamente ante cualquier eventualidad que se presente.

6.- Revisión de desviaciones y/o correcciones
Si únicamente realizamos el presupuesto y nunca más lo revisamos, de nada servirá haberlo hecho, debemos de generar el hábito y la costumbre de hacer revisiones periódicas para efectuar los cambios o correcciones que se requieran para lograr nuestros objetivos.

7.- Revisión final para elaborar un nuevo presupuesto del siguiente periodo
En este momento es cuando nos encontramos al final de nuestro ciclo productivo anual, cuando ya obtuvimos y vendimos nuestra producción y cuando ya estamos al cierre del siguiente año para otra vez realizar un nuevo presupuesto.

Con esta sencilla guía estaremos listos para poder realizar un presupuesto, lo cual nos ayudará para tomar mejores decisiones cada ciclo y lograr mayor eficiencia, persiguiendo como siempre mayor éxito en nuestros cultivos.

Artículo escrito por Yuri Gómez Ranney, quien es consultor y productor agrícola, imparte cursos, talleres y conferencias en el sector agropecuario en México.

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